Bármilyen precízen is kezeljük az irodai vagy az ügyfeleinkkel folytatott kommunikációnkat, gyakran előfordul, hogy nem találjuk meg azonnal a szükséges anyagokat a számítógépünkön, vagy azt az e-mailt, amiből visszakereshetnénk egy ügyfél válaszát, esetleg valamilyen csatolt mellékletet.
Nem is csoda, hiszen gondoljunk csak bele, milyen lehetőségeink vannak: egy mappa tartalmát csak az elnevezéséből következtethetjük ki, a benne lévő dokumentumokét szintén. Azonban ezek többnyire rövid, tömör elnevezések, sok esetben csak rövidítések. Külön gond, ha több számítógépen is dolgozunk. Az egyikkel otthon, a másikkal az irodában. És mindig pont az az “irat” szükséges, ami a másik gépen van…
E-mailek esetében még rosszabb a helyzet. Kigyűjtjük az ügyfelünktől érkezett leveleket. Eddig nincs probléma. Elkezdjük nézni a tárgyat, hiszen ez nyújtja az egyetlen információt az e-mail tartalmáról. Ekkor szembesülünk azzal, hogy több levélnek is ugyanaz a tárgya, esetleg egy „RE:” van az elején. Amikor pedig már a harmadikat, negyediket nyitjuk meg, és még mindig nincs meg az a melléklet, amit kerestünk, akkor nem csak bosszúság ér, de ráadásul sok időt is elpazaroltunk.
A Projekt Menedzser megoldja ezeket a problémákat, a dokumentumkezelés funkcióval.
